Die Erfassung der Arbeitszeit – Zeiterfassung, Arbeitszeiterfassung oder Personalzeiterfassung (PZE) – ist ein essenzieller Bestandteil des Arbeitsalltags. Früher wurden Arbeitszeiten manuell mit Stundenzetteln oder sogenannten Stechuhren dokumentiert. In diesem Blogartikel möchten wir untersuchen, ob die Zeiterfassung in der heutigen Zeit noch von Bedeutung ist.
Wie erfolgt Zeiterfassung heute?
Je nach Bedarf gibt es heute verschiedene Möglichkeiten, Arbeitszeiten zu erfassen:
Zeiterfassung manuell
Besonders kleine Firmen nutzen gerne die manuelle Zeiterfassung. Typischerweise gibt es hierzu eine Software, mit der der Arbeitnehmer seine Zeiten erfassen kann. Diese Art von Zeiterfassung beruht zum Teil auf Vertrauen, da der Arbeitnehmer seine Zeiten selbst erfasst. Andrerseits kann der Arbeitgeber die Zeiten jederzeit abrufen und mit der Realität abgleichen.
Zeiterfassung mit einem Firmenausweis
Seit Jahren hat sich die Zeiterfassung mittels Firmen- oder Dienstausweis als Standard etabliert. Diese Art der Zeiterfassung ist besonders sinnvoll für Arbeitnehmer, die überwiegend an einem festen Standort arbeiten, was wohl auf die Mehrheit der Beschäftigten zutrifft. Morgens und abends hält der Arbeitnehmer seinen Ausweis vor das Zeiterfassungsgerät. Dabei können die Zeiten auch noch nachträglich eingetragen werden, wenn die Buchung am Gerät vergessen wurde. Weitere Möglichkeiten für die Buchung am Lesegerät, sind beispielsweise Schlüsselanhänger oder auch Armbänder.
Zeiterfassung mit Biometrie
In einigen Bereichen wird die Zeiterfassung durch biometrische Merkmale bevorzugt, wodurch der elektronische Dienstausweis ersetzt wird. Ähnlich wie bei der Nutzung eines Firmenausweises erfolgt die Datenerfassung morgens und abends über ein Terminal. Die Identifizierung der Person erfolgt jedoch mittels Biometrie, das kann z. B. der Fingerabdruck, das Gesicht oder die Handinnenvenen sein.
Mobile Zeiterfassung
Mitarbeiter im Außendienst können die Zeiterfassung über feste Terminals nicht immer nutzen. Für Sie kommt dann eine mobile Zeiterfassung zum Einsatz. Per mobilem Endgerät (i. d. R. ein Handy) können die Zeiten dann direkt vor Ort erfasst werden. Die mobile Erfassung wird auch oft gleichzeitig zu Abrechnungszwecken genutzt, so dass keine zusätzlichen Geräte für die Erfassung der Zeiten benötigt werden.
Ist Zeiterfassung heute noch relevant?
Es wird regelmäßig diskutiert, ob Zeiterfassung heutzutage noch relevant und zeitgemäß ist. Ist in der heutigen Zeit nicht vielmehr die Vertrauensarbeitszeit maßgebend? Dazu wurden in jüngster Zeit von Gerichten klare Vorgaben gemacht, die eine Zeiterfassung der Arbeitszeiten eindeutig einfordert. Das Ob steht dabei außer Frage, einzig das Wie bleibt den Beteiligten in einem gewissen Rahmen noch selbst überlassen.
Aus unserer Sicht ist Zeiterfassung gerade in Zeiten hoher Flexibilität relevanter denn je. Dabei bieten die modernen Techniken neben Komfort und Sicherheit auch effektive und einfach zu bedienende Möglichkeiten.
Vorteile einer Zeiterfassung für die Mitarbeiter
Flexible Arbeitszeiten sind heute ein großes Thema und werden flächendeckend praktiziert. Für den Arbeitnehmer wird es so immer schwieriger, den Überblick über die geleisteten Arbeitszeiten zu behalten und zu kommunizieren. Im stressigen Projektalltag sind regelmäßig Überstunden von Nöten. Mit Hilfe einer Zeiterfassung kann der Arbeitnehmer vor seinen Vorgesetzten belegen, wenn er diese Überstunden über Freizeit abbauen will. Ohne eine Zeiterfassung spricht der Arbeitnehmer den Abbau von Überstunden oft nicht an. Heute fordern Betriebsräte immer öfter die Einführung einer elektronischen Zeiterfassung.
Vorteile einer Zeiterfassung für die Arbeitgeber
Durch eine Zeiterfassung behält der Arbeitgeber den Überblick über die geleisteten Stunden, gerade wenn viel zu tun ist. An manchen Stellen mag es sich wirtschaftlich lohnen, besser eine weitere Kraft einzustellen, als regelmäßig Überstunden zu entlohnen. Des Weiteren stellt der Arbeitgeber durch eine Zeiterfassung die nachhaltige Auslastung seiner Arbeitskräfte sicher. Für die dynamische Umbesetzung von Arbeits-Teams oder Projektmitarbeitern wird erst mit der transparenten Darstellung der tatsächlich erbrachten Zeiten eine belastbare Entscheidungsgrundlage geliefert.
Zeiterfassung im Schichtdienst
Besondere Umstände machen Zeiterfassung noch wichtiger. Im Schichtdienst, zum Beispiel in Krankenhäusern, bei Feuerwehren oder im Rettungsdienst, trägt Zeiterfassung besonders stark zur Transparenz und zur Flexibilisierung bei. Auch das Betriebsklima kann profitieren, wenn klar belegt werden kann, dass die Arbeit in Sonderschichten oder an Feiertagen gerecht auf alle Schultern verteilt wird.
Haben Sie Fragen zu Zeiterfassung? LNI beantwortet Ihre Fragen gerne.