Haben Sie ein altes Zutrittskontroll- oder Zeiterfassungssystem im Einsatz? Zutrittskontroll- und Zeiterfassungssysteme sind häufig über die Zeit gewachsen und passen nicht mehr zu den Anforderungen an Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit der heutigen Zeit. Oder Firmen mit jeweils einem bestehenden System fusionieren: Eine gemeinsame Lösung ist gewünscht. Was kann man tun, um im Kostenrahmen und kontrolliert auf ein gut funktionierendes, neues System umzustellen? Dieser Blogbeitrag zeigt einige Maßnahmen für eine kontrollierte Migration in fünf Schritten auf.
Halten Sie nicht zu lange am Bestand fest: Migration für mehr Sicherheit und Kostenersparnis
Um die Kosten der Aufrüstung oder Neuanschaffung eines Systems zu vermeiden, wird die Migration auf ein neues System häufig vertagt — verständlicherweise. Unterschätzen Sie jedoch nicht die Risiken und verborgenen Kostensenken, die ein bestehendes System mit sich bringen kann. Ist für Ihr Haus zum Beispiel eine hohe Sicherheitsstufe angemessen, Sie setzen aber noch auf eine alte Ausweistechnologie? Mit jeder neuer Hardware, die Sie in diese Technologie investieren, investieren Sie in eine Sackgasse. Umrüstung bestehender Geräte ist meist nur zu hohen Kosten möglich. Betreiben Sie viele Inselsysteme parallel? Zum Beispiel keine Integration der Daten mit Personalsystemen oder die Verwaltung der Schließsysteme läuft getrennt von der Verwaltung der Online-Zutrittskontrolle. Doppelarbeit ist dann nicht zu vermeiden und resultiert oft in hohen Personalkosten. Ein Vergleich der Kosten des laufenden Systems mit den Kosten einer Migration lohnt sich!
Schritt 1 zur Migration: Definieren Sie Ihre Anforderungen
Was soll das Zielsystem können? Sind Sie mit den derzeitigen Funktionen zufrieden oder wünschen Sie neue Funktionen? Dabei können Funktionen unterschiedlicher Natur sein:
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- Sicherheit: Höhere Sicherheit durch bessere Ausweise, durchdachtere Prozesse (z. B. Löschung von Berechtigungen automatisch bei Austritt aus dem Unternehmen), Ersetzen von mechanischen Schlüsseln durch elektronische Schließsysteme
- Einfachere Abläufe durch Schnittstellen zu Bestandssystemen, zum Beispiel Übernahme der Personaldaten in das Zutrittssystem, Anbindung der Kantinenabrechnung an das Lohnsystem der Mitarbeiter
- Funktionelle Erweiterungen des Systems, zum Beispiel Zeitersparnis in der Personalabteilung durch Workflowmanagement der Mitarbeiter, Ausstattung der Schließsysteme mit Wireless Komponenten, Sicherung spezieller Räume durch Biometrie
Diese Funktionen dienen beispielhaft für die Bandbreite der Überlegungen, die angestellt werden sollten, wenn ein neues System eingeführt wird oder ein bestehendes aufgerüstet wird. Denn jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Weichen für die Zukunft zu setzen.
Schritt 2 zur Migration: Definieren Sie Ihre Alternativen
Der nächste Schritt dient zur Definition von Alternativen. Die Graphik stellt beispielhaft Alternativen entlang der Anzahl der verwendeten Ausweise, der zu verwaltenden Systeme, der Ausweistechnologie im Zielsystem und der Wahl des Anbieters dar. Durch die Kombination der Dimensionen entsteht eine Vielzahl an Alternativen. Manche Alternativen stellen sich sofort mit einfachen Argumenten als nicht sinnvoll dar, die anderen Alternativen sind die Basis für eine Bewertung. Auf jeden Fall sollte auch die Fortführung des Bestandsystems mit analysiert werden. Denn nur so können Kostendifferenzen im Vergleich mit dem Ist-Zustand mit einbezogen werden.
Schritt 3 zur Migration: Legen Sie die Bewertungskriterien fest und bewerten Sie die Alternativen strukturiert anhand der Kriterien
Für die Bewertung und schlussendlich Findung der präferierten Alternative sind strukturierte Bewertungskriterien essentiell. Was ist Ihnen für das zukünftige System wichtig?
Zunächst sind natürlich die Kosten entscheidend. Für jede Alternative müssen die relevanten Kosten erhoben werden. Dies schließt sowohl anfallende Kosten für ein Neusystem mit ein, als auch interne Kosten für die Anschaffung und den Betrieb des Systmes (z. B. Kosten für interne Elektriker, Verwaltung in der Personalabteilung, …).
Neben den Kosten sind die qualitativen Faktoren entscheidend. Wieviel Sicherheit benötigen Sie? Welche Alternative bietet welche Sicherheit? Kann Ihr System zukünftig einfach erweitert werden? So kann es durchaus Sinn machen, zwei bestehende Systeme parallel laufen zu lassen, z. B. um nicht von einem Anbieter abhängig zu sein und eine zukünftige Erweiterbarkeit zu forcieren. Bietet die Alternative all die Funktionen, die Sie sich wünschen?
Durch eine solch strukturierte Entscheidungsmatrix, wie in der obigen Graphik dargestellt, werden die Kosten, sowie die qualitativen Faktoren sichtbar. Die Entscheidung wird transparent und strukturiert.
Schritt 4 zur Migration: Planen Sie die Migration sorgfältig mit definierten Migrationsprozessen
Wenn der Zielzustand entschieden ist, ist die „halbe Miete“ erreicht. Nun folgt die Frage, wie Sie vom Ist-Zustand in den Zielzustand kommen — die Migration. Für eine erfolgreiche Migration gibt es oft mehrere sinnvolle Varianten. Wichtig ist, das die Migration genau geplant ist und eventuelle Probleme im Vorfeld erkannt und behoben werden. Für eine gewisse Zeit werden oft Ausweise mit zwei Chips benutzt, der alten Technologie und der neuen Technologie. Aber welche Geräte werden wann umgestellt? Welche Mitarbeiter bekommen wann einen neuen Ausweis? Wie kann für eine gewisse Zeit mit zwei Systemen parallel gefahren werden? Was passiert, wenn der neue Ausweis nicht an jedem Terminal funktioniert? Solche und weitere Fragen sollten im Vorfeld geklärt werden und in einer Prozesssicht dargestellt werden. So vermeiden Sie unnötig Probleme. Schon ein kleines Problem kann gleichzeitig zahlreiche Mitarbeiter betreffen und so weite, unerwünschte Kreise ziehen und Kosten verursachen.
Schritt 5 zur Migration: Detailieren Sie eine strukturierte Testphase
Planen Sie in jedem Fall die Zeit ein für eine strukturierte Testphase. Vielleicht beginnen Sie die Migration an Lesern, die nur von wenigen Anwendern genutzt werden? Solche Puffer dienen ebenfalls der Vermeidung unnötigen Risikos.
Die Ingenieurgesellschaft LNI verfügt über einen großen Erfahrungsschatz zum Thema Migration. Gerne beraten wir Sie unabhängig oder stellen Ihnen die notwendige Technologie zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne!