Migration in fünf Schritten
Stehen Sie vor der Herausforderung, ein veraltetes Zutrittskontroll- oder Zeiterfassungssystem zu modernisieren? Zutrittskontroll- und Zeiterfassungssysteme sind häufig über die Zeit gewachsen und passen nicht mehr zu den Anforderungen an Sicherheit und Anwenderfreundlichkeit der heutigen Zeit. Oder Firmen mit jeweils einem bestehenden System fusionieren: Eine gemeinsame Lösung ist gewünscht. Was kann man tun, um im Kostenrahmen und kontrolliert auf ein gut funktionierendes, neues System umzustellen? Dieser Blogbeitrag zeigt einige Maßnahmen für eine kontrollierte Migration in fünf Schritten auf.
Halten Sie nicht zu lange am Bestand fest: Migration für mehr Sicherheit und Kostenersparnis
Oft wird die Migration auf ein neues System verschoben, um Kosten für die Aufrüstung oder Neuanschaffung zu vermeiden. Das ist verständlich, aber es gibt Risiken und versteckte Kosten, die mit einem bestehenden System einhergehen können. Wenn Ihr Haus beispielsweise eine hohe Sicherheitsstufe erfordert, aber Sie immer noch auf veraltete Ausweistechnologie setzen, investieren Sie in eine Sackgasse. Neue Hardware in alte Technologie zu stecken, kann teuer sein. Betreiben Sie viele Inselsysteme parallel? Zum Beispiel läuft keine Integration der Daten mit Personalsystemen oder die Verwaltung der Schließsysteme getrennt von der Verwaltung der Online-Zutrittskontrolle. Doppelarbeit ist dann nicht zu vermeiden und resultiert oft in hohen Personalkosten. Ein Vergleich der Kosten des laufenden Systems mit den Kosten einer Migration lohnt sich!
Schritt 1: Definieren Sie Ihre Anforderungen
Was soll das Zielsystem können? Sind Sie mit den derzeitigen Funktionen zufrieden oder wünschen Sie neue Funktionen? Dabei können Funktionen unterschiedlicher Natur sein:
- Sicherheit:
- Bessere Ausweise: Verbesserte Ausweistechnologie erhöht die Sicherheit.
- Durchdachte Prozesse: Automatische Berechtigungslöschung bei Mitarbeiteraustritt.
- Elektronische Schließsysteme: Ersetzen mechanischer Schlüssel.
- Einfachere Abläufe:
- Schnittstellen zu Bestandssystemen: Übernahme von Personaldaten ins Zutrittssystem.
- Kantinenabrechnung an Lohnsystem anbinden.
- Funktionelle Erweiterungen:
- Workflowmanagement für Mitarbeiter: Zeitersparnis in der Personalabteilung.
- Wireless-Komponenten für Schließsysteme: Modernisierung.
- Biometrische Sicherung spezieller Räume.
Diese Funktionen dienen beispielhaft für die Bandbreite der Überlegungen, die angestellt werden sollten, wenn ein neues System eingeführt wird oder ein bestehendes aufgerüstet wird. Denn jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Weichen für die Zukunft zu setzen.
Schritt 2 zur Migration: Definieren Sie Ihre Alternativen
Der nächste Schritt dient zur Definition von Alternativen. Die Graphik stellt beispielhaft Alternativen entlang der Anzahl der verwendeten Ausweise, der zu verwaltenden Systeme, der Ausweistechnologie im Zielsystem und der Wahl des Anbieters dar. Durch die Kombination der Dimensionen entsteht eine Vielzahl an Alternativen. Manche Alternativen stellen sich sofort mit einfachen Argumenten als nicht sinnvoll dar, die anderen Alternativen sind die Basis für eine Bewertung. Auf jeden Fall sollte auch die Fortführung des Bestandsystems mit analysiert werden. Denn nur so können Kostendifferenzen im Vergleich mit dem Ist-Zustand mit einbezogen werden.
Schritt 3: Bewertung der Alternativen
Zunächst sind natürlich die Kosten entscheidend. Für jede Alternative müssen die relevanten Kosten erhoben werden. Dies schließt sowohl anfallende Kosten für ein Neusystem mit ein, als auch interne Kosten für die Anschaffung und den Betrieb des Systmes (z. B. Kosten für interne Elektriker, Verwaltung in der Personalabteilung, …).
Neben den Kosten sind die qualitativen Faktoren entscheidend:
- Wieviel Sicherheit benötigen Sie?
- Welche Alternative bietet welche Sicherheit?
- Kann Ihr System zukünftig einfach erweitert werden?
So kann es durchaus Sinn machen, zwei bestehende Systeme parallel laufen zu lassen, z. B. um nicht von einem Anbieter abhängig zu sein und eine zukünftige Erweiterbarkeit zu forcieren. Bietet die Alternative all die Funktionen, die Sie sich wünschen?
Durch eine solch strukturierte Entscheidungsmatrix, wie in der obigen Graphik dargestellt, werden die Kosten, sowie die qualitativen Faktoren sichtbar. Die Entscheidung wird transparent und strukturiert.
Schritt 4: Sorgfältige Planung der Migration mit definierten Prozessen
Nachdem der Zielzustand festgelegt ist, folgt die entscheidende Frage: Wie gelangen Sie vom aktuellen Zustand zur gewünschten Migration? Es gibt oft mehrere sinnvolle Varianten für eine erfolgreiche Migration. Wichtig ist eine genaue Planung, um mögliche Probleme im Voraus zu erkennen und zu beheben. Während der Übergangszeit werden häufig Ausweise mit zwei Chips verwendet – sowohl mit alter als auch neuer Technologie. Folgende Fragen sollten im Vorfeld geklärt und in einem Prozessmodell dargestellt werden, um unnötige Probleme zu vermeiden:
- Welche Geräte werden wann umgestellt?
- Welche Mitarbeiter erhalten wann neue Ausweise?
- Wie kann eine parallele Nutzung beider Systeme für eine gewisse Zeit erfolgen?
- Was passiert, wenn der neue Ausweis nicht an jedem Terminal funktioniert?
Selbst ein kleines Problem kann zahlreiche Mitarbeiter betreffen und unerwünschte Kosten verursachen.
Schritt 5: Detailieren Sie eine strukturierte Testphase
Planen Sie in jedem Fall die Zeit ein für eine strukturierte Testphase. Vielleicht beginnen Sie die Migration an Lesern, die nur von wenigen Anwendern genutzt werden? Solche Puffer dienen ebenfalls der Vermeidung unnötiger Risiken.
Die Ingenieurgesellschaft LNI verfügt über einen großen Erfahrungsschatz zum Thema Migration. Gerne beraten wir Sie unabhängig oder stellen Ihnen die notwendige Technologie zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns gerne!