Zeitwirtschaft mit Employee Self Service

In den meisten Unternehmen kommt eine Zeitwirtschaft zum Einsatz, um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu verwalten und zu speichern. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn die Mitarbeiter verschiedene Arbeitszeitmodelle nutzen (z. B. Teilzeit, Vollzeit), Schichtdienst im Einsatz ist oder die Zeiten auf verschiedene Projekte gebucht werden. Traditionell lag die Verwaltung dieser Arbeitszeiten vollumfänglich bei der Personalabteilung. Sie trug Urlaube, Fehlzeiten, Überstunden etc. in das System ein und kommunzierte mit den Mitarbeitern. Diese stundenaufwändige Tätigkeit wird heute immer öfter durch ein Employee Self Service System an die Mitarbeiter ausgelagert.

Zeitwirtschaft mit Employee Self Service

Bei der Zeitwirtschaft mit Employee Self Service werden Aufgaben, die traditionell von der Personalabteilung übernommen werden, auf den Mitarbeiter ausgelagert. Dies betrifft vor allem administrative und sich wiederholende Aufgaben. Diese Informationen zum Personalwesen werden oft mehrfach, durch die Mitarbeiter selbst oder durch die Sachbearbeiter, Führungskräfte, etc., erfasst, zum Beispiel zunächst auf einem Papierantrag und später in den Computer übertragen. In Folge ist die Personalabteilung oft stark überlastet durch Ineffizienzen, schlechtere Datenqualität und unnötige Datenredundanz.

Mit dem Employee Self Service (ESS) verwalten Mitarbeiter personenbezogene Daten zumindest teilweise selbst und rufen Informationen aus dem Intranet selbst ab. Typischerweise deckt das ESS folgende Aufgaben ab:

  • Erfassung von Anwesenheiten (kommen/gehen)
  • Erfassung von Abwesenheiten (Fehlgründe)
  • Korrekturen von Buchungen (fehlende, falsche Buchungen)
  • Anträge/Genehmigungen (Gleitzeit, Urlaub, Dienstreisen)
  • Arbeitszeitkonten (Langzeitkonten, Auszahlung Gutzeiten)
  • Informationen (Zeitkonten, Urlaubsstände, Zeitnachweis, Entgeltbelege)
  • Stundenbuchungen (Projekte, Kostenstellen, etc.)
  • Qualifikationen

Dabei ist ein Workflow festzulegen. Zum Beispiel können Einträge des Mitarbeiters in einem festgelegten Prozess vom Vorgesetzten eingesehen und abgezeichnet oder abgelehnt werden. Auch können Auswertungen und Statistiken erstellt werden.

Vorteile des Employee Self Service

Die Vorteile des Employee Self Services liegen auf der Hand:

  • Entlastung der Personalabteilung von regelmäßigen Aufgaben
  • Beschleunigung und Vereinfachung von täglich wiederkehrenden Prozessen
  • Keine doppelte Erfassung bei der Beantragung von Abwesenheiten, Zeitbuchungen und Kontenveränderungen
  • Geringere Druck-, und Archivierungskosten
  • Einbeziehung der Mitarbeiter als Motivation
  • Mehr Transparenz und Servicequalität für Mitarbeiter und Führungskräfte

Vorraussetzungen für den Employee Self Service

Die Nutzung des Employee Self Services erspart der Personalabteilung viel Aufwand. Wichtige Vorraussetzung für das Gelingen eines Employee Self Service Konzeptes ist aber die genaue Planung der Prozesse, sowie die Schulung der Mitarbeiter. Mitarbeiter, die das Arbeiten am Computer nicht gewöhnt sind, tun sich mitunter schwer mit der Nutzung von Employee Self Service. Bei Einführung eines Employee Self Service Systems muss im Unternehmen geklärt werden, welche Aufgaben vom Mitarbeiter übernommen werden, welche Genehmigungs-Workflows gelten sollen und wie das System strukturiert eingeführt werden kann. Eine Pilotphase inklusive ausführlicher Schulungen ist Grundlage für die erfolgreiche Einführung.

Wenn Sie mehr über Employee Self Service bei der Zeitwirtschaft erfahren möchten, wenden Sie sich gerne an LNI. Wir beraten Sie gerne!

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