Schlüsselverwaltung — einfach und effektiv!

Elektronische SchlüsselverwaltungFirmen, Behörden oder medizinische Einrichtungen geben über die Jahre eine Vielzahl an Schlüsseln an ihre Mitarbeiter, externe Techniker oder Besucher aus. Verwaltet werden die ausgegebenen Schlüssel zum Beispiel über Karteikarten.Dennoch weiß man oft nicht mehr, wer welchen Schlüssel besitzt. Trotz hohem administrativem Aufwand entstehen Sicherheitslücken.

Elektronische Schlüsselverwaltung kann Abhilfe schaffen. Und das oft ganz einfach und effektiv.

Herkömmliche Schlüsselverwaltung auf Papier: Typische Probleme

  • Es gibt keine klaren Verantwortlichkeiten für Schlüssel
  • Schlüsselverlust tritt häufig auf. Aber selbst wenn die Schlüssel wiedergefunden werden, können Sie oft nicht zum Besitzer oder gar zur Schließgruppe zugeordnet werden
  • Die tatsächlichen Kosten beim Verlust werden nicht vom Verursacher getragen

Dadurch entstehen einersteits Kosten, andrerseits ist aber auch die Sicherheit gefährdet:

  • Fehlende Übersicht über ausgegebene Schlüssel. Bei einem Abteilungsumzug ist also nicht abschließend bekannt, wer Zutritt zu den neuen Funktionsräumen hat.
  • Ausgegebene Schlüssel werden weitergegeben. Dadurch ist nicht klar, wer welchen Schlüssel und somit Zutrittsrechte besitzt

Elektronische Schlüsselveraltung ganz einfach

Es gibt verschiedene Varianten der elektronischen Schlüsselverwaltung. Je nach Bedarf gibt es passende Varianten dafür:

  • dauerhafte Schlüsselausgabe
  • leihweise Schlüsselausgabe
  • Schlüsselausgabe im Self-Service über einen Schlüsseltresor

Die premium Variante im Self-Service haben wir bereits hier beschrieben. Sie ist sehr komfortabel und erlaubt die protokollierte Ausgabe von Schlüsseln zu jeder Zeit abhängig von Zugriffsrechten über eine Schlüsseltresor.

Heute möchten wir uns auf die dauerhafte und leihweise Schlüsselausgabe fokussieren. Beide Varianten sind sehr einfach einzusetzen und dabei sehr effektiv:

Dauerhafte Schlüsselausgabe

Der Mitarbeiter erhält einen Schlüssel i. d. R. für die Dauer seines Arbeitsverhältnisses. Mit einem Firmen- oder Dienstausweis werden die Berechtigungen des Mitarbeiters für den auszugebenden Schlüssels geprüft, was sich auch ohne Ausweis direkt über die gespeicherte Person möglich ist. Der Schlüssel wird ausgegeben und der Vorgang protokolliert. Wenn gewünscht kann auch gleich ein Beleg mit den entsprechenden Daten zur Unterschrift ausgedruckt werden, alternativ dazu kann der Lesevorgang des Mitarbeiterausweises als Nachweis gelten. Das Datum der Schlüsselrückgabe kann vorgemerkt werden, so dass automatisch eine Verspätung signalisert wird. Die Schlüsselrückgabe wird ebenfalls protokolliert, womit eine lückenlose Kontrolle über den Verbleib von Schlüsseln möglich ist.

Leihweise Schlüsselausgabe

In dieser Variante wird ein Schlüssel oder Schlüsselbund nur vorübergehend für eine relativ kurze Zeit ausgegeben. Ein Vorgang, der relativ häufig wiederholt wird, weshalb er auch mit einfacher Handhabung und schnell erledigt sein sollte. Indem am Schlüssel oder am Schlüsselbund ein Transponder angebracht wird erfolgt die Ausgabe und Rücknahme lediglich durch das Einlesen des Transponders und des Firmenausweises. Auch hier wird bei der Ausgabe die Berechtigung geprüft und der Rückgabezeitpunkt festgelegt.
Die Befestigung des Transponders erfolgt über einen Ring, der nicht zerstörungsfrei zu öffnen ist. Manipulationen werden somit offensichtlich.

Vorteile beider Varianten der Schlüsselausgabe

Jede der angeführten Varianten hat ihr bevorzugtes Einsatzfeld: Während die dauerhafte Ausgabe eines Schlüssels meist nur an einer Stelle und bei der Einstellung/Austritt oder bei Versetzung einer Person auftritt, kann die leihweise Ausgabe manuell oder im Self-Service an mehreren Orten und relativ häufig vorkommen.

Deshalb ist der Schwerpunkt bei der manuellen dauerhaften Ausgabe eher die lückenlose Dokumentation und korrekte Zuordnung. Diese Punkte werden signifikant vereinfacht über die Berechtigungsvergabe und das elektronische Protokoll. Gleichzeitig wird die Sicherheit erhöht. Die Vorteile sind:

  • Ausgabe von Schlüsseln nur gemäß Berechtigung
  • Unterschrift des neuen Schlüsselinhabers über den Firmenausweis („Abzeichnen“) oder automatischen Ausdruck
  • Hinterlegung des Rückgabedatums, dadurch Möglichkeit von Rückstandslisten befristeter Schlüssel
  • Speicherung der Schlüsselstammdaten (z. B. Schließgruppe). Dadurch Transparenz über Schaden bei Verlustmeldung des
  • Unternehmensweite Zuordnung  von Rechten für beliebige Schlüssel über eine einheitliche Vergabe von verschiedenen Stellen

Bei der kurzfristigen, leihweise Ausgabe von Schlüsseln oder Schlüsselbunden sind eine schnelle und trotzdem sichere Handhabung, sowie die rechtzeitige Rückgabe wichtig. Auch hier wird die Berechtigung geprüft und protokolliert, darüber hinaus entfällt durch den Transponder die manuelle Eingabe, so dass die Vorgänge sehr einfach sind und auch von wechselndem Personal (z. B. am Empfang) erledigt werden können. Mit einem Maus-Klick kann festgestellt werden, welche Schlüssel noch ‚unterwegs‘ sind. Die Vorteile sind:

  • Automatische Protokollierung der Schlüsselausgabe „durch Drüberziehen“ am Terminal (kein manueller Aufwand)
  • Die Ausgabestelle muss keine Entscheidungen fällen – Schlüsselausgabe auch von Kräften ohne Entscheidungsbefugnis
  • Die Daten für Firmenein- und austritte werden automatisch vom Planungssystem für die Berechtigungen übernommen
  • Schlüsselstammdaten vereinfachen die Wiederbeschaffung von Schlüsseln
  • Integration in eine bestehende Zugangskontrolle
  • Auswertungen bringen Übersicht

LNI bietet alle Arten der Schlüsselverwaltung an. Haben Sie weitere Fragen dazu? Dann kontaktieren Sie uns gerne!

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