Elektronisches Schlüsselmanagement: Kennen Sie den Verbleib all Ihrer mechanischen Schlüssel im Haus?

In jedem großen Unternehmen mit mechanischen Schlössern werden zahlreiche Schlüssel ausgegeben, selbst wenn an manchen Stellen bereits ein Zutrittskontrollsystem etabliert ist. Da der Verlust oder Missbrauch von Schlüsseln teure Konsequenzen haben kann, führt der Verantwortliche meist eine aufwändige, manuelle Schlüsselverwaltung. Mit dem elektronischen Schlüssel- und Depotmanagement von LNI können Sie diesen Prozess stark vereinfachen und sicherer gestalten: Auch nach Jahren kennen Sie den Verbleib Ihrer Schlüssel. Je nach Bedarf bietet LNI zwei Varianten der elektronischen Schlüsselverwaltung an: Elektronische Schlüsselerfassung bei manueller Schlüsselausgabe oder Self-Service Schlüsselausgabe über einen elektronischen Schlüsseltresor.

Benötigen Sie eine elektronische Schlüsselverwaltung?

Elektronische Schlüsselerfassung bei manueller Schlüsselausgabe

Die Schlüsselausgabe erfolgt weiter manuell über den Schlüsselverwalter. An jedem Schlüssel oder Dokument wird ein Transponder befestigt, mit Hilfe dessen der Schlüsselverwalter Berechtigungen für den Schlüssel elektronisch prüfen und die Schlüsselausgabe protokollieren kann. Die Befestigung des Transponders erfolgt über einen Ring, die nicht zerstörungsfrei zu öffnen ist. Manipulationen werden so offensichtlich.

Variante 1: Funktionsweise der elektronischen Erfassung bei manueller Ausgabe

  • Für die Schlüsselausgabe liest der Verantwortliche den Mitarbeiterausweis und den entsprechenden Schlüssel ein.
  • Der Verantwortliche kann im Indras_Web sehen, ob der Mitarbeiter über die Berechtigung für den gewünschten Raum in der gewünschten Zeit verfügt. Diese Berechtigung kann von Dritten vergeben werden, zum Beispiel von einzelnen Stationen.
  • Bei Schlüsselausgabe erfolgt ein Eintrag in das elektronische Entnahmeprotokoll inklusive Rückgabezeitpunkt.
  • Damit ist eine lückenlose Kontrolle über den Verbleib von Schlüsseln oder Dokumenten möglich.

Ihr Vorteil: Mehr Sicherheit

  • Befristete Schlüsselausgaben werden mit Rückstandlisten überwacht
  • Der Status der Schlüssel ist immer abrufbar
  • Einem Mitarbeiter können Rechte für beliebige Schlüsse unternehmensweit über eine einheitliche Vergabe von verschiedenen Stellen zugeordnet werden
  • Alle Zugangs- und Zugriffsrechte eines Mitarbeiters sind unternehmensweit in einer einheitlichen Maske sichtbar und können entzogen werden (durch Schlüsselentzug)

Ihr Vorteil: Vereinfachte Prozesse

  • Volle Integration mit INDRAS_Web
  • Berechtigungen können vorgeplant werden
  • Die Ausgabestelle muss keine Entscheidungen fällen – Schlüsselausgabe auch von Kräften ohne Entscheidungsbefugnis
  • Die Daten für Firmenein- und austritte werden automatisch vom Planungssystem für die Berechtigungen übernommen
  • Schlüsselstammdaten vereinfachen die Wiederbeschaffung von Schlüsseln
  • Standard Nutzertypen erleichtern das Anlegen von Berechtigungen für neue Nutzer (z. B. Krankenschwester Station 1)

Ihr Vorteil: Komfortable Bedienung

  • Das Objekt wird in den Stammdaten von angelegt und kann Zugriffsrechte erhalten
  • Den Mitarbeitern kann ein objektbezogenes und ein zeitliches Zutrittsmodell zugeordnet werden, um den Zugriff zu begrenzen.

Ihr Vorteil: Umfangreiche Auswertungen

  • Auswertungen online und über Listen
  • Die Daten können auch als CSV Datei ausgegeben werden.

Variante 2: Self-Service Schlüsselausgabe über einen elektronischen Schlüsseltresor

Elektronische Schlüsselverwaltung (Deister)

Die Schlüsselausgabe erfolgt ohne manuelle Ausgabe im Self-Service über einen elektronischen Schlüsseltresor. Hierbei wird über den Mitarbeiterausweis bei Berechtigung ein Fach geöffnet und der Zugriff zu Schlüsseln oder Dokumenten ermöglicht. Über Transponder, die an den geschützten Materialien befestigt sind, kann die Entnahme und die Wiedergabe festgestellt werden. Jeder Vorgang wird automatisch dokumentiert.

Die obengenannten Vorteile für Variante 1 (manuell) treffen selbstverständlich auch für Variante 2 (self service) zu. Zudem bietet die Self-Service Variante weiter Vorteile.

Zusätzliche Vorteile von Variante 2: Self Service Schlüsselausgabe

  • Manuelle Schlüsselausgabe entfällt
  • Besonders bei kurzfristig benötigten Schlüsseln muss der Verantwortliche für die Schlüsselausgabe nicht immer verfügbar sein.
  • Die Vergabe von Schlüsseln kann auch außerhalb der Dienstzeit des Schlüsselverantwortlichen erfolgen (z. B. am Wochenende bei Schichtdienst des Personals)
  • Bei Zugriff auf einen Schlüssel mit einem Ausweis wird die Entnahme und Rückgabe automatisch protokolliert. Die Sicherheit ist dadurch weiter erhöht

Variante 1 „manuell“ oder Variante 2 „self-service über Schlüsseltresor“?

Für beide Varianten der Schlüsselverwaltung gibt es sinnvolle Einsatzgebiete. Deshalb bietet LNI sowohl die manuelle als auch die Self-Service Variante an. Variante 1 vereinfacht über die Berechtigungsvergabe und das elektronische Protokoll die manuelle Schlüsselverwaltung signifikant. Gleichzeitig wird die Sicherheit erhöht. In vielen Fällen ist diese kostengünstige Alternative völlig ausreichend für die Bedarfe von Unternehmen. Mit der Self-Service Variante 2 erhalten Sie zusätzliche Premium-Funktionen. Wir empfehlen diese Variante,

  • wenn Sie regelmäßig eine kurzfristige Schlüsselvergabe benötigen
  • wenn die Schlüsselvergabe außerhalb der Geschäftszeiten des Schlüsselverantwortlichen liegt (zum Beispiel Schichtdienst)
  • wenn das Sicherheitsbedürfnis in Ihrem Unternehmen sehr hoch liegt, so dass die Schlüsselvergabe vollautomatisch protokolliert werden soll

Interesse? Dann melden Sie sich gerne bei uns!

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